Il formato rappresenta il veicolo con il quale il messaggio andrà a destinazione. Può sembrare di minore importanza rispetto agli aspetti puramente creativi ma, in realtà, c'è una stretta correlazione tra utilizzo di un formato e tipo di messaggio e creatività che vi si può adattare.
Vogliamo inviare una cartolina? Ciò significa che stiamo puntando su una comunicazione veloce, a impatto rapido, mirata a reazioni d'impulso.
Optiamo per una lettera? Lo spazio a disposizione è molto più ampio. In questo caso i creativi possono curare la comunicazione con più particolari e possibilità, attraverso parole e immagini.

Oltre che attraverso lettere e cartoline, il Direct Mailing può essere proposto anche mediante altri formati cartotecnici, tra cui:

• volantini e brochure
• cataloghi
• listini
• buoni sconto, coupon
• newsletter e magazine

e prevedere l'inserimento di elementi accessori per sollecitare ulteriormente l'interesse per la proposta (campioni di prodotto, giochi e altri strumenti per meglio predisporre il consumatore o evidenziare gli elementi piu' interessanti dell'offerta).

Per ogni formato è possibile personalizzare dimensioni e materiali per ottenere particolari effetti di comunicazione.

Prima di decidere il formato da utilizzare in una campagna Direct Mail, e' bene verificare ognuno di questi elementi:

1. Qual è l'obiettivo? Non si deve inviare una brochure se lo stesso messaggio sta in una cartolina, non si può inviare una lettera se la proposta di vendita necessita di una videocassetta!



2. Considerate il tipo di target e quale formato di posta normalmente riceve. Riceve molta di posta di lavoro?
   Meglio una busta diversa dal formato standard. Inoltre: stiamo indirizzando la posta a casa o in ufficio? C'è un filtro segretariale, o familiare, prima di raggiungere il target?



3. Consideriamo il prodotto e/o il servizio proposto, la causa o l'evento che intendiamo sostenere. Non si può spedire un volantino monocromatico ad una selezione di top managers, né sollecitare una raccolta di fondi a scopi umanitari utilizzando una patinata brochure full color dall'aspetto a dir poco costoso!



4. Cosa sta facendo la concorrenza? L'azione è in risposta ad iniziative o offerte da parte dei competitors?



5. Cosa possiamo permetterci?

Spesso la decisione sul formato da utilizzare e'condizionata dalla disponibilita' di budget. Conoscere prima le risorse a disposizione, permette di sfruttare al meglio le opportunita' di formati anche semplici ed economici.

Il Direct Mail offre una grande varietà di formati. Molto dipende dai vincoli di budget ma, una volta fissato, è sempre possibile trovare l'opzione migliore per raggiungere l'obiettivo.
Esistono formati per qualsiasi scopo e la scelta deve dipendere anche dal tipo di prodotto/servizio a da cosa intendiamo comunicare.
Il destinatario oggetto del Mailing potrebbe considerare solo per pochi secondi cosa farne: se leggerlo subito, metterlo da parte per leggerlo successivamente o gettarlo via.
La scelta del formato può profondamente incidere su questa decisione.