In una campagna di Direct Mailing di grandi dimensioni (centinaia di migliaia, o milioni, di contatti) riuscire ad abbassare anche di un eurocent il costo per pezzo si traduce in un forte risparmio sul costo totale.
Le attività cui occorre prestare attenzione per intervenire in tal senso sono:

• Pulizia delle liste
• Automazione
• Prepostalizzazione
• Smistamento

Le liste hanno un tasso di invecchiamento sorprendetemente alto. Il tasso di degenerazione è infatti, mediamente, del 2% al mese; ciò significa che, in un solo anno, circa il 20-25% di una lista diventa inutilizzabile.
Per evitare contatti sprecati è assolutamente indispensabile lavorare con liste "pulite", ovvero avvalersi di strumenti che consentono di verificarne la qualità soprattutto in relazione a:

• cambi di indirizzo - non sempre i servizi di consegna prevedono il ritorno al mittente in caso di non rintracciabilità del destinatario (con conseguenti forti perdite)
• indirizzi inesistenti
• persone irreperibili

Un mailing processato in modo automatico, cioè attraverso l'ausilio di apposite macchine, consente di evadere un numero molto più alto di pezzi per ora di lavoro rispetto ad altri tipi di lavorazione (come ad esempio quella manuale, effettuata esclusivamente da persone, o quella meccanica, che solo in parte si avvale di macchine).
Preparare un mailing in modo da poter essere processato automaticamente significa pertanto risparmiare tempo e costi. In particolare l'utilizzo di codici a barre, e il loro corretto posizionamento sui pezzi, da un lato facilita il lavoro di confezionamento, dall'altro consente un lavoro estremamente accurato e con bassi margini di errore.

Prepostalizzazione significa raggruppare per regione o località geografica, attraverso un corretto utilizzo del CAP, i plichi da recapitare prima di consegnarli all'operatore postale.
Questa operazione semplifica moltissimo il lavoro di spedizione e di norma implica il rispetto di alcuni criteri sia riguardo alle modalità di raggruppamento per CAP che a quelle di "pacchettizzazione" delle spedizioni (formazione di plichi, pallet) in funzione dei volumi e delle destinazioni.
Il rispetto di tali procedure assicura tempi più rapidi e risparmi sui costi.

L'operatore postale ha una sua organizzazione logistica. Consegnare le spedizioni presso i punti di accettazione suggeriti dall'operatore, in funzione del tipo e delle dimensioni della spedizione, consente di massimizzare l'efficacia della sua catena logistica e contare su risparmi e tempi di consegna più rapidi.

• i processi automatizzati lavorano al massimo dell'efficienza con materiali aventi determinate specifiche di peso, dimensioni, tolleranze, tipologie di buste: assicurarsi che il design del proprio mailing sia compatibile con tali specifiche aiuta a contenere i costi
• coinvolgere l'operatore postale fin dall'inizio del progetto: l'assistenza specializzata su normative e tariffe permette di ottimizzare il budget e, soprattutto, evita il rischio di fronteggiare costi imprevisti
• evitare di utilizzare per il mail package materiali fragili
• valutare il momento migliore per la consegna del materiale all'operatore postale, evitando i momenti di picco
• qualora vi sia da spedire un campione conviene sempre darne una copia in test all'operatore postale con largo anticipo: eventuali problemi saranno così risolti in tempo utile rispetto alla data pianificata di invio